3.【基本設計】システムに払えるコストについて

今回は、システムに払えるコストについてお話しします。
結論から申し上げますと、
システムに払えるコストの最大値は、利用想定年数で[効果が見込める削減コスト]となります。
言い換えると
[システムに支払うコスト]<[効果が見込める削減コスト]
でなければそもそも導入すべきではないでしょう。
経費精算システムによって売上がアップすることはないので削減コストだけです。
[システムに支払うコスト]は、
初期費用+毎月の費用*利用想定年数*12ヶ月
となります。

[効果が見込める削減コスト]はどのように計算をすれば良いでしょうか？
それは、業務を分析してシステム導入前後それぞれの所用時間を比較してその削減工数に発生回数と時間単価を掛けて算出するしかありません。
経費精算ですと、業務のフェーズは大まかに以下のようになります。

起票→金額調査(運賃など)→明細入力→申請→上司承認→郵送(場所が異なる場合)→経理チェック→振込データ入力→会計仕訳データ入力→証憑保管
それぞれのフェーズごとに発生回数と所要時間を算出してください。

面倒ですがそもそも導入の是非やいくら払えるかを検討するために上のような業務の洗い出しは必要だと思います。

上記のような前提の上で、複数製品を比較して一番安いコストの製品を選択すると良いでしょう。
そもそも、経費精算システム自体を導入すべきでない（かえってコスト高になる）こともありえるので注意をしましょう。ベンダーのサポートや営業は気づいていてもほぼ教えてくれません：）

以上
Hasta luego!!