今回は、今導入を検討されている経費精算システムでどの業務をしたいのか整理するポイントの話をいたします。
一言で経費精算システムと言いますが、対応業務範囲は曖昧です。
さらにどのような業務か内訳を整理しましょう。
以下のような項目に対して、実施しない、実施する、今後実施する可能性が高いの３択の回答を用意して整理しておきましょう。
もちろん、実施しないものは実施しないと割り切った方が導入コストも教育コストも下がります！
- 社員立替の経費精算をシステムで運用するか？
社員が立替える通常の経費精算です。 - 支払依頼（請求書払い）をシステムで運用するのか？
会社にきた請求書などを入力して会社から直接支払先に払う処理です。 - 旅費交通費のみの適用を考えているのか？一般経費の入力なども適用することを考えているのか？
旅費交通費のみを考慮すれば良いのか？
交際費も考慮する必要があるのか？
それ以外の一般経費の入力も運用する予定なのか？
交通費の入力件数が圧倒的に多いならば、それに特化して他の経費支払いは紙で運用しても良いのです。件数が少ないのであれば。 - 銀行振込データの作成をシステムで実施するか？
Webバンキングに取り込み可能な振込データをシステムが自動作成するか？手入力するか？
そもそも、現金払いなら必要ないですし、件数が少なくてWebバンキングに手入力するのであればシステムで実施する必要はありません。 - 会計システム向けの仕訳データの作成も実施するか？
会計システムへの入力データをシステムが自動作成するか、手入力するか？
会計システムの記帳を税理士先生にお願いしている場合は、経費精算のレポートだけで良いので必要ないことが多いです。
また、旅費交通費の運用のみでで合計だけ会計システムに記帳すれば良いので、仕訳データの作成機能は必要ないこともあります。 - 支払だけで良いか？それとも入金の入力は考えているか？
経費精算なので、支払だけがほとんどと思いますが入金伝票の入力も考慮されているか？ - プロジェクトの管理は実施するか？
プロジェクト管理はしているか？
まとめ
経費精算を導入検討するにあたり以下のような項目に対して、「実施しない」、「実施する」、「今後実施する可能性が高い」の３択を整理しておきましょう。
- 社員立替
- 支払依頼（請求書払い）
- 旅費・交際費・一般経費どれを運用するか？
- 銀行振込データ作成業務のシステム化をするか？
- 会計システム向け仕訳データ作成業務のシステム化をするか？
- 入金伝票のエントリーは考えているか？
- プロジェクト管理
