今回は、支払日の決定についてお話します。
まず社員立替だけなら全て手動で決定で問題ないと思います。
なぜなら決まった日までに承認された精算書に対して一括で振込日を設定できれば良いからです。
これが、支払依頼になるとよく払う支払先の場合、支払条件が月末締めの翌翌15日払いなど決まっていることも多いです。
請求書受理日などに従ってその条件で自動で振込日を決める機能があると便利です。
だがもしこの機能がある場合でも以下の件を良く検証する必要があります。
どの日付に対して支払い条件を適合し支払日を決定するかです。
申請日？承認日？両方違います。
何故ならば、よくあるパターンとして月末締めの場合請求書の内容を打ち込むのは通常月始２営業日とかになります。
具体的には、月末締めの翌月末払いなどの条件の2月の請求を3月1日とかに入力した場合、支払いが4月末になってしまいます。おそらく、通常は3月末に払わないといけないでしょう。
ではどの日を基準にしたら良いかというと以下のいずれかでしょう。
- 締め日だがこの締め日が取引先ごとに異なる可能性もあるので支払依頼書上で締めた日を入れたりする（けどこれですと支払日を入れた方が早いですね：0）
- 会計にその費用を計上する日。経費精算システムによっては伝票日付とか計上日付などの名前で費用を計上する日付を経理が指定する場合があります。本来はこの日付を使うべきでしょう。
ここまで機能があれば、支払日の自動決定機能は使えると思います。
ただし、手動で変更しやすくなっていることも必要だと思います。
まとめ
支払日は、社員立替の場合は一括で設定できれば良いでしょう。
支払依頼の場合は、自動で決まれば便利ですが以下の確認が必要でしょう。
- デフォルトは自動決定で、簡単に個別に手入力・手修正か可能なようにできているか？
- 支払日が決定される基準日は何が使われているか？月始の締め処理の運用にも耐えられる仕様となっているか？
以上
Hasta luego!!
