今回は、出張などでよく発生する会社支給物品の経費精算システムでの運用についてお話しします。
ここでいう会社支給物品とは、
・会社で購入した回数券
・会社で手配したウィークリーマンション
・会社で手配した海外出張のホテル
・（場合によっては）会社で支給されたクレジットカード
など社員が立替ていないなにかを指します。
会社支給物品がある場合は、1回の出張の精算をしようとした時に社員立替分の経費も混在していることがほとんどだと思います。（往復の交通費は回数券を手配してもらったが宿泊費は立て替えたなど）
そのような場合、経費精算システムで必要十分な機能は、以下のようになります。
1.回数券と立替分が1回の出張精算書で精算できること
2.社員立替分のみ社員に支払いがされること（当たり前ですが。）
3.社員立替とその他物品によって債務科目の異なる仕訳を出力できること
（回数券は仮払チケット、社員立替は未払費用で仕訳るなど）
4.支給物品の利用履歴管理、合計残数なども管理できること
会社支給物品の運用が必要な会社で経費精算システムを運用する場合、
私は上記1〜3は必要必須条件、
4はあったら便利な十分条件と考えます。
1〜3が検討の経費精算システムでできない場合は、会社支給物品を出張精算書とは
別のところで手入力する必要があります。
また、4は債務科目を細かく分ければ残数の管理も出来ると思います。
まとめ
回数券やホテル手配など会社があらかじめ手配してあげるような会社支給物品がある場合は、経費精算システムで以下の点が可能か確認しましょう。
- 会社が用意した回数券のようなものも、社員立替分経費と混在して出張精算に入力できるか？
- 出来る場合、それは社員立替とは異なる債務科目で仕訳が出来るか？
以上
Hasta luego!!
